Оптимизация рабочего времени и труда сотрудников внутри компании

Так же, следует оптимизировать работу не только офисного, но и обслуживающего персонала. Например, водителям, занятым на производстве или перевозкой руководства, персонала, чтобы не тратить время на заправку и вести учёт расхода ГСМ, оптимальным вариантом будет приобретение универсальных топливных карт КАРДЕКС, которые позволят не только заправлять автомобили качественным топливом, но и пользоваться услугами автомойки, ЭДО.  

И всё же, наличие должностной инструкции является желательным для работодателя в том случае, когда трудовой договор с работником не составлен в письменной форме (соответственно, нет письменно закрепленных прав, обязанностей работников, определения их трудовых функций). Наличие должностных инструкций дает возможность:

• четко установить трудовую функцию работника – определить его трудовые обязанности;
• повлиять на работника, который отказывается выполнять определенные задачи, мотивируя это тем, что их выполнение не входит в его обязанности, поскольку требовать от сотрудника исполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещено ст. 31 Кзот;
• доказать неисполнение работником его трудовых обязанностей и привлечь к дисциплинарной ответственности на основании п. 3 ст. 40 Кзотили п. 1 ст. 41 Кзот и/или материальной ответственности (ст. 130 КзоТ);
• в некоторых случаях подтвердить превышение работником полномочий при привлечении его к уголовной или административной ответственности.

Взяв за основу примеры различных должностных инструкций, необходимо разработать такой документ, который будет решать задачи вашей компании, учитывая ее структуру, сферу деятельности и другие особенности.

Не стоит описывать в должностной инструкции работника обязанности и ответственность, несвойственные занимаемой должности, «перекладывать с больной головы на здоровую». Приведу пример из реальной жизни. Во время приема на работу начальника финансового отдела руководство предложило кандидату на эту должность подписать должностную инструкцию, полностью составленную главным юристом предприятия. Эта инструкция содержала ответственность начальника финансового отдела за финансовое состояние всей компании (а следовательно, за решения, которые принимаются лично директором предприятия), полную материальную ответственность (оформляется по другой процедуре с помощью специального договора, обычно касается заведующих складов и кассиров), ведение договорной работы и хранения договоров (видимо, юрист хотел переложить свои непосредственные обязанности на коллегу). Результат понятен – совместная работа работника и работодателя не состоялась.

Поскольку в адекватности разработки должностной инструкции заинтересован руководитель, то именно он решает, кому ее разрабатывать: оставить эту работу для себя, поручить HR-специалисту или непосредственно работнику. Последний вариант – наиболее приемлемый, потому что результатом работы должна стать качественная должностная инструкция, которая включает интересы как работника, так и работодателя, а также охватывать все нюансы работы каждого сотрудника.

Необходимость создания персональной должностной инструкции, когда в ней определяются обязанности конкретного работника, может быть продиктована спецификой деятельности предприятия, когда обязанности работников одной и той же должности отличаются. Однако большинство предприятий не занимается составлением персонифицированных должностных инструкций. Если вы решите создать должностные инструкции, то советую подойти к этому вопросу с ответственностью, чтобы впоследствии ваша работа была эффективной, а должностные инструкции можно было использовать при урегулировании отношений с работниками предприятия.

Составляя должностные инструкции, руководствуются нормами законов и подзаконных актов. Большую помощь оказывает Справочник квалификационных характеристик профессий работников, согласованный приказом Министерства труда и социальной политики от 16.02.1998 г. №24 (учитывая изменения и дополнения к содержанию характеристик, которые возникли в связи с внедрением новых технологий, применение во всех сферах деятельности компьютерной техники, нового подхода к организации производства и труда и тому подобное). Он состоит из двух разделов: «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих, которые являются общими для всех видов экономической деятельности» и «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности». Оформлять вновь принимаемых на предприятие работников необходимо на должности и работы, которые содержатся в Государственном классификаторе профессий ДК 003-95. HR-специалисты и руководители, разрабатывающие должностные инструкции для своих работников, должны указывать наименование работ и должностей, а также коды Классификатора профессий в соответствии с ДК 003-95.

Еще до начала работы человека нужно ознакомить с работой и донести до нее, что именно относится к ее трудовым обязанностям. Именно для этого работодатель должен разработать должностную инструкцию. Также должностная инструкция пригодится в ситуации, когда вы решите направить работника в командировку, а он откажется, указав, что это не относится к его обязанностям. Для того чтобы не возникли споры относительно невыполнения обязанностей, определенных для работника должностной инструкцией, с ней нужно ознакомить работника под расписку. Конечно, можно устно рассказать работнику о его должностные обязанности, но тогда будьте готовы, что через некоторое время может возникнуть конфликт по этому вопросу.

Во время составления должностной инструкции используется деловой стиль речи, описание должно быть кратким, логичным, связанным. Не следует допускать двусмысленности и противоречий. Нужно указывать реальные трудовые функции, которые выполняет работник. Не стоит дублировать одни и те же функции формулировками-синонимами. Текст структурируют по разделам, пунктам, подпунктам. Как правило, должностную инструкцию подписывает начальник структурного подразделения, в котором работает человек; лицо, которое согласовывает должностную инструкцию; работник, занимающий должность, по которой составили должностную инструкцию. Подпись работника свидетельствует о том, что он ознакомился с должностной инструкцией и обязуется руководствоваться ею в своей трудовой деятельности.

Подробнее с требованиями к написанию должностной инструкции можно ознакомиться в Справочнике квалификационных характеристик профессий работников, утвержденном приказом Министерства труда и социальной политики от 29.12.2004 г. №336 (в редакции, действующей с 22.09.2015 г.).