Плюсы перехода на электронный документооборот (СЭД)

Плюсы перехода на электронный документооборот (СЭД)

Если организация планирует перейти на электронный документооборот, то следует понять что такое программа СЭД и задуматься о некоторых вопросах:

• Окупят ли плюсы системы электронного документооборота возможные затраты?
• Больше ли плюсов у электронного делопроизводства, чем минусов?

Преимущества программы СЭД можно увидеть невооруженным взглядом.

Что получит организация?

При переходе на электронный документооборот компания получает:

• сокращенные затраты и экономию материалов;
• длительный стратегический эффект, система управления станет более совершенной, в итоге станет заметной положительная динамика в работе организации.

Плюсы тактики программы и экономия

Делопроизводство электронного типа позволит сэкономить материальные ресурсы за счет:

• освобождения свободного пространства в офисе, которое требуется для хранения бумаг и документации;
• экономию затрат на копирование и оборудование;
• сокращение расходов по доставке бумажной документации;
• экономию времени работников на производство документов, деятельность станет более продуктивной.

В итоге при внедрении системы электронного документооборота, по результатам исследования обнаружено, что производительность труда увеличится на 25 произойдет существенная экономия средств для хранения документации в архивах.

Положительные стороны стратегии СЭД

Стратегическими положительными сторонами программы СЭД, которые оказывают влияние на работу организации, и ее эффективность, можно назвать:

• повышение уровня работы с данными по причине:
• сохранения информации в едином корпоративном пространстве;
• повышение скорости обработки документов и данных;
• увеличение уровня безопасности.

Компания начнет работать с высокой эффективностью по причине:

• улучшения дисциплины работников;
• увеличение качества принятых решений за счет актуальности информации;
• внедрение новых технологий для работы;
• гибкую систему управления.

В конечном итоге деятельность компании после внедрения электронного документооборота станет более эффективной и продуктивной, процессы оптимизируются, система управления станет совершенной.

Преимущества внедрения для общей деятельности

При внедрении системы документооборота в электронном виде в организацию повышается общая эффективность работы компании, происходит:

• экономия расходов;
• повышение уровня обслуживания клиентов и увеличение их лояльности;
• удовлетворенность заказчиков;
• увеличение скорости ответов на запросы;
• появление возможности контролировать все процессы в организации в реальном времени;
• изменение культуры делового общения, создание эффективной коммуникации внутри подразделений компании;
• улучшение удовлетворенности работников и морального климата в коллективе;
• быстрое и эффективное принятие решений;
• соблюдение законов и правил;
• привлечение инвесторов;
• упрощение системы управления качеством;
• другие положительные стороны.

Внедрение системы электронного документооборота также влияет на различных пользователей компании:

• руководители могут быстро принимать решения и контролировать процесс исполнения их;
• исполнители могут быстро и эффективно работать с документацией в электронном виде всех пользователей;
• служба документационного обеспечения получает возможность принимать профессиональные решения по документации;
• помощники руководителей и секретари получают поддержку качественного обеспечения информацией руководителей;

ИТ-специалисты работают с гибкими механизмами администрирования и настроек.