Планирование - залог эффективности

Начался 2019, быстро промелькнули праздники и мы снова погрузились в рабочий ритм. Кто-то из нас успел поставить цели в конце 2018, а другие только сейчас задумались над тем, куда они идут. Это не плохо или хорошо, ведь вопрос не в том, когда вы это сделаете. Важно - как и для чего вы это делаете. Сегодня мы поговорим о планировании, его необходимость в нашей жизни, инструменты и зоны риска, удастся уменьшить, создав action plan.

Для чего нам нужно планировать и как это делать правильно? Согласно исследованию ученых, в голове среднестатистического человека ежедневно живут 60 тыс. различных мнений. Еще интереснее тот факт, что 90% из них ежедневно повторяются, а 80% имеют негативный оттенок. Представляете, насколько непросто фокусироваться на наших целях, если они не спланированы и не зафиксированные в специально отведенном месте? Наш мозг построен таким образом, что фокусируясь на любой цели, он начинает замечать необходимые нам ресурсы: людей, финансы, новые возможности и тому подобное.

Поэтому специалисты выступают "за" планирование и ежедневную работу над собой. Я рекомендую разделить любую планировку на три этапа. Первый этап - это наши глобальные цели на год. Проанализируйте предыдущий период, ваши актуальные пожелания и напишите 3-5 крупных и амбициозных целей. Помните о такой полезный инструмент как SMART (ER). Именно он поможет избежать или снизить зоны риска и повысить качество планирования. Есть люди, которые начинают планирования из целей на 3-5-10 лет и только потом строят планы на год. Если вы чувствуете, что вам так удобнее, вперед!

Второй этап - это расписать ваши большие цели на более мелкие и зафиксировать шаги к ним, которые необходимо осуществлять ежемесячно. Ни для кого не секрет, что большого «слона» удобнее есть кусочками. Таким образом, цель оказывается более реальной. Как результат, мы движемся быстрее. Я неоднократно слышала от клиентов, невозможно выполнить тот или иной план, достичь поставленной цели именно потому, что они были слишком масштабными и с определенным вызовом. Однако после того как мы к ним приближались, разбивали каждую на много шагов, все точно понимали, что это такое же задание, как и многие другие, уже успешно реализованных.

Третий этап заключается в еженедельном планировании. Я предлагаю выделить несколько часов (лучше один раз в неделю) и вносить задачи в наш календарь или пленэр на 7 календарных дней вперед. Будет идеально, если вы сможете распределить задачи не только по дням, но и по часам. Например, с 9:00 до 12:00 я разбираю почтовый ящик, отвечаю на вопросы, провожу внутренние встречи; с 14:00 до 16:00 занимаюсь непосредственным выполнением задач, ведением проектов и тому подобное. Это поможет минимально отвлекаться на другие незапланированные действия и снизить риск возникновения прокрастинации. Что касается внедрения и использования различных инструментов по планированию, здесь каждый решает сам для себя. Стоит отметить, что не существует идеального рецепта. Я знаю людей, которые планируют цели только в месяц, а задачи на каждый день вносят тогда, когда в этом есть необходимость. При этом они эффективными менеджерами и успешными личностями.

Перед тем как начать планирование и перейти к практике, проанализируйте соответствующие инструменты, существующие на рынке. Возможно, в вашей компании является разработанная программа, которая полностью удовлетворяет все ваши потребности. Кто-то выбирает онлайн календаре (Google или Microsoft Outlook), другие склоняются к оффлайн помощников (различных планеров). Например, я комбинирую оба решения, ведь каждый из них имеет свои преимущества. Онлайн календарь позволяет пересмотреть свой график, где бы ты ни находился. Для этого нужен только телефон, без которого мы уже не представляем своей жизни. К тому же есть автоматические напоминания, возможность дублирования задач на год вперед, внесение встречи в календарь другого человека и тому подобное. Оффлайн календарь проще и удобнее адаптировать под себя, добавляя определенные опции, раскрашивая в яркие цвета, используя наклейки на все случаи жизни. Мне нравится возможность фиксировать достижения в конце месяца, читать цитаты, которые мотивируют, и использовать много полезной информации, которая прилагается к планера.

Учитывая собственный опыт в этом вопросе, а также тот факт, что я являюсь соавтором уникального инструмента по планированию жизни (коучпленера), хочу поделиться основными советами. Уверена, что эти советы и информация, указанная выше, сделают вашу жизнь более осознанным, эффективным и счастливым.

Не планируйте ради планирования. Начинайте только если вы действительно верите в то, что это может повысить вашу эффективность. Проверьте работоспособность офисной техники: компьктоеров, принтеров и др. Если чего-то не хватает в комплектации, в том числе и расходных материалов, то сделайте заказ на сайте http://www.ua.averoprint.com/ и в ближайшее время по адресу вашего офиса будет доставлено всё необходимое.

Проведите небольшое расследование и попробуйте удобный для вас инструмент по планированию. Ведь если вы выберете неправильный, тебе будет неудобно, а мотивация исчезнет очень быстро.