Юридические компании

Авторизация

Логин:
Пароль:
  
Регистрация
Забыли свой пароль?

Консультация
юриста on-line

Вопрос юристу на "Status-Quo"


поиск юриста

Юристы и адвокаты

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании. Построение эффективной работы юридической службы и организация взаимоотношений с другими подразделениями организации

22.01.2016

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании. Построение эффективной работы юридической службы и организация взаимоотношений с другими подразделениями организации

С первого взгляда, всем понятна роль корпоративного юриста. Эта роль заключается в обеспечении правового сопровождения бизнеса. Однако в большинстве современных организаций юрист уже не выполняет, как это было еще несколько лет назад, только функцию консультанта. Юрист в современном бизнесе играет роль партнера и управленца, который отвечает за ту часть стратегии конкуренции, которая включает в себя экономическую безопасность, информационную безопасность, лоббирование интересов компании.

В условиях глобализации все больше компаний объединяются либо развиваются в различные холдинговые структуры, расширяют штат сотрудников, создавая свежие вакансии от прямых работодателей, в связи с чем задачи корпоративного юриста значительно усложняются, поскольку в этом случае юрист имеет дело с разной степени самостоятельности несколькими бизнес - единицами. В связи с этим роль корпоративного юриста холдинговой структуры заключается в том, чтобы построить процесс юридического сопровождения как бизнес – единиц, так и холдинга в целом, таким образом, чтобы сохранить эффект синергии холдинга.к

При создании юридического подразделения холдинговой компании следует, прежде всего, определиться с целями. В зависимости от того, какие цели будут стоять перед юридическим департаментом, такие задачи он будет решать. Цели, которые необходимо ставить перед юридическим департаментом, можно разделить на две группы. Первая – это обеспечивать текущую деятельность структуры, вторая – обеспечивать сохранение и приумножение ресурсов. При этом все цели, которые ставятся перед юридическим департаментом, конечно, должны быть соотнесены с общекорпоративной стратегией.

Что касается цели обеспечения текущей деятельности, то здесь следует выделить несколько основных подцелей:

1. Обеспечение договорной деятельности;

2. Обеспечение взаимодействия с государственными органами;

3. Обеспечение претензионно - исковой работы;

4. Обеспечение представительских функций;

5. Обеспечение регистрационной деятельности;

6. Обеспечение консультационной деятельности.

Это основные цели, которые, как правило, реализует юридическая служба любой компании. В зависимости от особенностей того или иного бизнеса, целями юридической службы может быть также и обеспечение других направлений деятельности.

Посмотрев на эту первую цель, мы увидим, что она направлена на обеспечение деятельности компании, то есть реализуется по запросу, по потребности. Понятно, что любой юрист в повседневной деятельности занимается и регистрацией, и представлением интересов, и составлением договоров. Но в этом случае юрист является исполнителем запроса другого подразделения. Юрист получает информацию о необходимости выполнить запрос от другого лица, сотрудника другого подразделения. То есть в случае, когда юрист реализует цель обеспечение текущей деятельности, он это делает не по собственному соображению, а так, как того хочет его внутренний заказчик. Именно внутренние заказчики, коими являются другие подразделения компаний, и определяют, в каком виде, форме и объеме им необходимо юридическое обеспечение.

При реализации же второй цели сохранения и приумножения ресурсов компании, юрист является управленцем, который определяет, кто и какими способами участвует в сохранении и приумножении ресурсов и таким образом обеспечивает интересы собственников бизнеса.

Необходимо отметить, что такая цель не всегда ставилась перед юридической службой. О сохранении и приумножении ресурсов как цели бизнеса стали говорить не так давно, ведь классической целью считается получение прибыли. Однако с усилением конкуренции эта цель ставится, чуть ли не во главу угла сегодняшнего бизнеса.

Когда речь идет о целях юридического департамента компании, а особенно холдинговой компании, главное, что стоит помнить при постановке таких целей – это то, что когда бизнес объединяет несколько юридических лиц, подконтрольных в той или иной степени одному корпоративному центру, ответственность этого центра существенно возрастает. Корпоративный центр, в каком бы виде он ни был организован, управляя всем бизнесом, передает бизнес - единицам некое имущество для ведения операционной деятельности, и соответственно, заинтересован, чтобы это имущество сохранялось и приумножалось. Для этого перед юридическим департаментом в рамках главной цели в качестве подцелей нижнего уровня – управление вопросами взаимоотношений корпоративного центра и бизнес -единиц, целесообразно ставить:

1. разработку единого правового механизма закрепления активов за бизнес – единицами;

2. разработку правового механизма перераспределения ресурсов между бизнес – единицами и корпоративным центром;

3. разработку правового механизма возврата активов от бизнес - единиц корпоративному центру;

4. разработку правового механизма ответственности бизнес – единиц перед корпоративным центром за сохранность активов;

5. разработку механизмов контроля над ресурсами холдинга.

6. разработка стандартов правового обеспечения бизнес - единиц.

Деятельность, направленная на реализацию второй цели сохранение и приумножение ресурсов является уже не обеспечивающей, а управляющей по отношению к бизнес – единицам.

Исходя из целей, которые ставятся перед юридическим департаментом, необходимо строить его структуру. Опираясь на вторую цель и связанную с ней управленческую деятельность юридического департамента, целесообразно, чтобы руководитель юридического департамента подчинялся непосредственно генеральному директору холдинга или его заместителю. Но в любом случае руководителя юридического департамента необходимо включать в состав совета директоров холдинга. Так сохранится непосредственная прямая связь с первым лицом – выразителем интересов собственников и руководителями бизнес – единиц. Непосредственная связь с генеральным директором позволит если не разрабатывать, то напрямую влиять на стратегию ресурсов компании и обеспечивать обратную связь с генеральным директором о ее внедрении. Сохранение связи с руководителями бизнес – единиц позволит контролировать и при необходимости воздействовать на деятельность бизнес – единиц, которая является целью деятельности юридического департамента. Введение руководителя юридического департамента в состав совета директоров позволит обеспечить постоянный диалог, актуальность и быстрый обмен информацией об операционной деятельности бизнес – единиц.

При этом важно предоставить руководителю юридического департамента полномочия прямого воздействовать на деятельность бизнес – единиц путем прямого запрета деятельности, ставящей под угрозу безопасность бизнеса и ресурсов компании. Именно от быстрого реагирования часто зависит успешный результат. Например, если руководитель юридического департамента видит высокую степень риска сделки, которую заключает руководитель бизнес – единицы, он должен иметь право лично запретить ее заключение вообще или до того момента, пока не будут выполнены условия, при которых риск такой сделки будет минимизирован. Поскольку риск такой сделки может существенно превысить положительный эффект от ее заключения. То есть руководитель юридического департамента в корпоративном центре должен быть на одном уровне иерархической лестницы с руководителями бизнес – единиц.

Что касается внутренней структуры юридической службы, то наиболее эффективно строить ее двухуровневой. На первом уровне – руководитель юридического департамента, который отвечает за стратегические вопросы и реализацию цели сохранение и приумножение ресурсов компании, то есть занимается управленческой деятельностью во всем холдинге. Напрямую руководителю юридического департамента подчиняются сотрудники, отвечающие за отдельные части стратегии ресурсов. Это может быть, например, специалист, занимающийся разработкой стандартов договоров, специалист по недвижимости и т.д. На втором уровне – сотрудник, например, заместитель руководителя юридического департамента, отвечающий за работу юридического департамента, связанную с обеспечением операционной деятельности холдинга и реализацию первой цели – обеспечение текущей деятельность бизнес – единиц. В подчинении этого руководителя могут находится сотрудники, которые обеспечивают реализацию отдельных подцелей. Например, специалист по регистрации, специалист по хозяйственному процессу и т.д. Деятельность специалистов, находящихся в подчинении заместителя руководителя юридического департамента, и специалистов, находящихся в прямом подчинении руководителя юридического департамента, отличается тем, что первые занимаются обеспечением, а вторые – управлением.

Следует обратить внимание, что в такой двухуровневой системе управления юридическим департаментом есть возможность четко разграничить специализацию сотрудников. Кроме того, такая двухуровневая система позволяет строить карьеру сотрудникам юридического департамента. Достигнув достаточного профессионального уровня на этапе обеспечивающей деятельности, этот же сотрудник может переместиться на следующую ступеньку карьерной лестницы и курировать те же вопросы, но уже на уровне управления. Конечно, в такой системе, когда деятельность специалистов четко ограничена определенным кругом вопросов, есть опасность, что при уходе одного специалиста образуется вакуум, на заполнение которого требуются дополнительные временные и материальные ресурсы, что, конечно, не полезно для бизнеса. Однако эту проблему можно решить путем описания бизнес-процессов и процессного управления, о котором речь пойдет далее, или путем перемещения сотрудников по горизонтали.

Отдельное внимание хотелось бы уделить вопросам обучения сотрудников юридического департамента. Очень важным планировать затраты на постоянное обучение сотрудников и общение их с профессиональной средой. Семинары, курсы повышения квалификации для сотрудников, которые занимаются обеспечивающей деятельностью в юридическом департаменте, и тренинги по управлению для сотрудников, которые отвечают за управление ресурсами холдинга. В то же время не менее важно так построить работу юридического департамента, чтобы создать условия для обмена информацией и опытом между сотрудниками внутри юридической службы. Это особенно актуально, если сотрудники юридической службы находятся в территориальном отдалении друг от друга. Руководитель юридической службы может организовывать семинары, на которых сотрудники юридического департамента будут обсуждать какую-то актуальную проблему из практики или новое законодательство, судебную практику. Этот подход позволяет не только обменяться мнениями, но и создать общую правовую позицию, формировать общие взгляды внутри юридического департамента. Это мощный командообразующий инструмент.

В основе эффективного управления юридическим департаментом холдинга лежит процессный подход, который заключается в управлении процессами компании. Именно процесс, а не функции лежит в основе управления. Под него строится структура. Процессное управление позволяет оценить, какие действия, осуществляемые, в частности, юридическим департаментом нужны для целей компании и холдинга в целом. Все другие процессы, то есть те процессы, которые не приносят добавочной стоимости бизнесу, исключаются из перечня необходимых. Такой способ управления позволяет не только повысить эффективность и результативность работы юридического департамента, но и оценить, насколько эффективно выполняется тот или иной процесс.

С этой целью все процессы юридического департамента описываются при помощи графических схем. В такой схеме видно, кто является владельцем того или иного процесса, то есть, кто несет ответственность за результат, а также кто является участником процесса, то есть, кто в той или иной мере влияет на конечный результат. Наглядность схем бизнес – процессов сотрудников юридического департамента позволяет руководителю оценить, каким образом сотрудник выполняет то или иное действие, какой результат и за какой промежуток времени получается.

Процессное управление позволяет часто увеличить эффективность работы сотрудников, юридического департамента и компании в целом в десятки раз, а также наладить взаимодействие между различными подразделениями бизнес – единиц, различными бизнес – единицами и юридическим департаментом. Видя, что в каком-либо процессе, например, управления дебиторской задолженностью, участвуют в большей степени бизнес – единицы, но владельцем процесса является сотрудник юридической службы, можно создавать универсальные для всех бизнес – единицах правила, согласно которым сведения о дебиторской задолженности поступают в юридический департамент, и механизмы управленческого воздействия в случае нарушения этих правил.

При помощи схематического описания видно, какие процессы являются общими для нескольких или всех бизнес – единиц, и универсализировать их, тем самым повысив их эффективность. Также процессное управление позволяет выделить процессы обеспечения и процессы управления, о которых написано выше. Понятно, что эти две группы процессов разные и требуют как разного подхода к выполнению, так и управлению.

Процессное управление позволяет накопить и сохранять лучший опыт, полученный юридической службой, сохранять его в материальном виде. Сбор и хранения опыта на материальных носителях позволяет, в случае ухода какого-либо сотрудника юридического департамента, сэкономить время на обучении новых сотрудников.

Описание бизнес – процессов предполагает также описание показателей любого бизнес – процесса. Показатели – это качественные или количественные параметры, характеризующие бизнес – процесс. При этом отдельно выделяются показатели эффективности процесса – это соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами и показатели продукта – параметры достигнутого результата, соотношение между желаемым, идеальным, и достигнутым результатом. А также показатели удовлетворенности клиента, то есть того субъекта, который получает результат бизнес – процесса, внутреннего заказчика. Показатели удовлетворенности клиента особенно важно учитывать в тех бизнес – процессах, которые мы называли обеспечивающими.

Показатели бизнес – процессов целесообразно закладывать в основу системы оплаты труда сотрудников юридического департамента. Она должна быть описана таким образом, чтобы каждый сотрудник юридического департамента знал, сам мог вычислить и влиять на оплату своего труда. Оплата труда должна зависеть от количества и качества выполненной работы. Таким образом, выполняется принцип, кто сколько работает, тот столько и получит. И если говорить о системе оплаты труда сотрудников юридического департамента, отвечающих за обеспечение операционной деятельности холдинга, то оплата труда таких сотрудников должна зависеть от удовлетворенности внутреннего заказчика. Процессный подход в управлении позволяет обеспечить такой подход к системе оплаты труда.

Подводя итоги, необходимо отметить, что для эффективного управления юридическим департаментом важно соблюдение нескольких моментов:

1. постановка правильной цели, согласованной со стратегическими целями компании, ориентированной на внутреннего клиента и эффективность и результативность бизнеса в целом.

2. структура юридического департамента должна отвечать поставленным целям

3. процессы, выполняемые юридическим департаментом, должны быть эффективны для бизнеса, а показатели должны быть измеряемыми.


Автор:

Елена Панасенко - Старший партнер, юрист, экономист. Руководитель практики инвестиционное право, слияния и поглощения.

Юридическая компания  «Профит-Лекс»


Количество показов: 18207
Рейтинг:  3.49

Возврат к списку



Публикация статей
На данной странице нашего юридического портала размещаются статьи юридической и деловой тематик. В них размещается информация, которая станет полезной в при осуществлении профессиональной деятельности юристами, адвокатами, судебными экспертами, частными детективами, аудиторами и другими профильными специалистами. Статьи , опубликованные на  данной странице защищены авторским правом от не санкционированного копирования информации. При копировании информации с данной страницы обязательным условием является наличие ссылки на первоисточник.